Unified Document Management. Das Projekt.

Im Brennpunkt des zentralen Dokumentenmanagement stehen die Business-units Produktion und Auftragsbearbeitung mit derzeit 14 Facharchiven (Allg. Verträge, Lieferscheine, Maschinendaten, Produktion, Verkauf, Projekte, Versicherungen, E-Mails u.v.m.), die teilweise untereinander verknüpft sind. Jedes Dokument existiert nur ein einziges Mal im Archiv. Die Einbindung eines Dokumentes (z.B. einer E-Mail) in unterschiedliche elektronische Akten erfolgt über ArchiveLinks. Diese Single Instance Technologie stellt sicher, dass nur gültige aktuelle Dokumentenversionen im Umlauf sind.

Das komplette ECM System setzt sich aus verschiedenen Komponenten zusammen: Archivierung ausgehender SAP Dokumente, SAP Reo.Daten, Lotus Notes (E-Mail Archivierung), Microsoft Windows Server (Datei Auslage-rung) und dem Dokumentenmanagementsystem PAM-STORAGE. In diesem werden alle Dokumente über ihre gesamte Lebenszeit verwaltet und in elektronischen Akten gesammelt.

Die Ablage der Dokumente erfolgt parallel auf zwei IBM DR-550 Systemen. Das Kürzel „DR“ steht für Dataretention. Eine Speichertechnologie, die das Löschen von Informationen und Dokumenten vor Fristablauf verhindert. Die parallele Ablage auf zwei voneinander unabhängigen Speichermedien ist eine kluge Entscheidung um größtmögliche Ausfallsicherheit zu erreichen.

Mit einer 7 x 24 Stunden Hochverfügbarkeit, wird schnell der Stellenwert des Archivprojektes bei Zollner klar. Servicefenster sind nur an Sonntagen und auch nur für wenige Stunden eingerichtet. Aktuell nutzen fast 2000 Mitarbeiter das Archiv- und DMS System.

• Weiter